Le Président
Serge GOUTEYRON

Le Vice-président
Antonio DE MAJO

Le secrétaire
Arthur BOWDEN

Le 2ème Vice-président
Toni Polsterer

President Serge Gouteyron was in the chair and welcomed those present, especially the *new Coordinators. We were holding this meeting having chosen to join with the RI Convention for, perhaps, the first time in some 20 years.
Moreover, we were fortunate to have been allowed a unique ICC Breakout Session (A Road to Peace) under the Convention banner. This was a very important event in our history -

Present : Executive Council

President Serge Gouteyron, 2nd Vice President Tony Polsterer, General Secretary
Arthur Bowden, Treasurer Herve Laurent and the following National Coordinators
*Yaovi Tigoe (Africa – Central), George Richard (for *Marcel Tilkin) (Belux),
Kalcho Hinov (Bulgaria), Augustin Cermak (Czech/Slovak Republics)
Gwenael de Bergevin (France), Uwe Richardsen (Germany), *George Hatzakis
(Greece), Sylvia Szaraz (for Pal Hamori) (Hungary), Gianni Jandolo (Italy),
Andrzej Ludek (Poland), *Henrique Pinto (Portugal), Valentin Cismaru (Romania),
*Pavle Bogetic (Serbia), Lassaad Mestiri (Tunisia/Maghreb), *Firet Biren (Turkey),
Andriy Bahanych (Ukraine/Belarus), Jon Eiche (USA).
Cyril Noirtin (Re Website)

Absent :

1st Vice President Antonio de Majo (ill), Past Presidents Onder Bilginer, Jose Carlos
Esterninho, *Chris Matalya (Africa – East) (at dinner), *Hilaire Locoh-Donou (Africa
– West) (at dinner), *Jurgen Auckenhalter (Austria), Ran Linn (Israel), *Farid Gebran
(Lebanon), Gian Paolo Marello (Russia), Daniel Navarro (Spain – ill),
Hans-Ulrich Bartholet (Switzerland)

Valedictory :

We stood in silence in memory of Past President Wolfgang Baschata.

The new Coordinators introduced themselves Henrique Pinto – Public Health Director, Governor 2005-06, Polio Volunteer professional in Africa and very interested in ICCs. He has formed ICCs with Mozambique and Brazil. He is keen to have Institutes in Brazil.
Pavle Bogetic – Professor in Mech.Eng. He joined Rotary in 1992. He coordinates part of  Greece, Macedonia, Serbia, Bosnia-Herzegovinia: and was very pleased to attend this meeting.
Andrij Bahanych – D2230 Ukraine and Belarus – which has14 ICCs with 4 more being formed. There are many projects especially Youth and Health Care.
He holds seminars in Kiev for all ICC Chairmen: there are some 50 attendees and he organised a new initiative in North Carpathia in which 40 clubs participated.
Ferit Biren – He had a great respect for ICCs: it was important to remember Article 4 in the RI Constitution – create goodwill and worldwide understanding. He is happy to participate and brings the good wishes of PP Onder Bilginer.
George Hatzakis – D2470 – Governor in 1994-95. Some Greek ICCs are not too active. He feels strongly that if Institutes now publicise GSE, then ICCs must get l established on those programmes: we must continually state our case.
There are close working relations with Italy.
Georges Richard – He is 30 years a Rotarian and was DG in 2002-03: now chairman of Belux Section of ICC with Morocco.
Yaovi Tigoe – D9150 and he has 10 countries in his District – quite a task.

President Serge reported that the details of the Cannes meeting at were on the Website. www.rotary-icc.org He mentioned that there were 960 registrations at Cannes: it was a really fine conference.
Vice-President Tony reported that a Conference at Bucharest in October 2008 was the first attempt to expand the meetings of the ICCs for Central Europe.
Much interest was aroused and 10 members of ICC Coordinators’ Group attended, as well as some 100 more registrants. There were 17 speakers and this gave a good spread of ideas. There was much practical information available.
It was decided to expand one of the national meetings every year in a different location. All details are on the website: www.rotary-icc.org

Gianni Jandolo said that we should renew coordinators but ensure continuity. ICC Chairs were increasing the role of ICCs to help Clubs and Districts obtain Matching Grants and facilitating their implementation. The knowledge of the local Section is vital for providing information of viable clubs to work with.
We have repeat again and again that continuity is vital – DGNs should be the target to be trained in the ideals
of the ICCs.

Andrzej Ludek told us that he runs training seminars in Poland and that there will be an Institute to include northern countries. There will still be conflicts in the future but ICCs can build bridges between Rotarians and with other people: through PETS and ICCs we can reach many nations.

Jon reported that many American Rotarians are showing a great interest of ICCs in the USA. He gave a formal explication to his District which covers about one-third of the States. California is setting up ICCs with Latin American countries. Interest is there but we must get an audience. A Presentation at the International Assembly must be the aim with the DGEs there our prime target. Jon will train DGNs next year in the new zone 21A.

President Serge said that we cannot present at San Diego: the programme at GETS is chosen by RI. Despite legislation at the Council on Legislation, we cannot be on the programme as - ‘ICCs work in Europe, Africa, the Middle East and a part of the USA.
ICCs must be recognised a worldwide programme but we must publicise our good work to achieve our aim’.
Therefore we cannot have a spot at the International Assembly. However the Coordinators of the Institutes can, if they wish, put an ICC Session on their Agenda.
Not all of them do so. When we know where and when an Institute will take place, our task is to ask the Chairman to allow an ICC Session. Each time, it is struggle to achieve this aim – in Paris in December there will be a session on ‘Rotary and Peace through the ICCs’.

Uwe has much experience of Institutes. National Coordinators have the chance to speak to GEs. He will go to Warsaw in 25/27 September 2009 with Andrzej to convince the Scandinavian countries of the value of ICCs.
We must use the Institutes to proclaim our message: we are welcomed in Africa: we must educate the Governors of their responsibilities.

President Serge announced that an International ICC Conference will be in Tunis 23/24 October 2009 under the chairmanship of Lassaad Mestiri D9010. After all the meetings around the northern shores of the Mediterranean, we now turn to the Maghreb. The African Rotarians are very willing to meet Rotarians from other countries.. This will be an ideal occasion to propose, evaluate and discuss new ideas and concepts about how to deal with today’s great scourges. Varied speakers from many countries will demonstrate that friendship knows no borders. By attending, you will show your solidarity with the countries in the south.The theme will be ‘ICCs and the Culture of Peace’

Lassaad asked that we all take brochures and flyers to publicise this event. There will be Home Hospitality and a Partners’ Programme.
Sessions on Friday (all day) Saturday (morning) Dinner (Saturday evening) Uwe pointed out that Institute at Istanbul was one week after the Seychelles and one month before Paris.
Serge stated that Tunis is aimed primarily at the African countries of the Mediterranean and also the Middle East. We had asked for one hour on ICCs at the Istanbul Institute.

Tony asked how many might come from Lassaad’s district and neighbouring countriess ?

Lassaad replied: perhaps over 150.

Reports & Updates by the National Coordinators

Arthur reported that he had had difficulty in getting reports from the National Coordinators. He began asking in November 2008 that they should be sent to him by April 6th 2009. He received some reports just one week before this meeting.
NCs have difficulty in getting reports from their ICCs, but they should send in brief reports which they can update at this meeting.
Hard copies of reports sent by e mail a couple of weeks ago were then distributed. Anyone needing a copy – please contact General Secretary Arthur

Belux – A complete report with no updates

Hungary – Sylvia reported active ICCs with many contacts: everyone was enjoying the experience

Poland – Institute: Warsaw 25/27 September 2009 aimed at Scandinavian countries.

President Serge will deliver a motivational speech for the DGs of Zones 15/16.
Andrzej will distribute details about lower tariffs soon.

Russia – nothing further received

USA – Jon reported remarkable experiences in mi-Siberia: The AGM of ICC Russia- USA saw about 80 Russians and 12 Americans attending. It was proposed to make a feasibility study on how to develop ways of achieving a reduction in the rate of child mortality: it was intended to use international organisations, educational programmes and the latest research findings.
He seeks an endorsement for this study.

Germany – Uwe, in addition to his detailed and informative report, stressed the links with Africa. Three years ago he had said he would concentrate on the Anglophone African countries. D9100 has 14 countries D9150 has 10: difficulty in managing this. In D9210 all the countries know each other making it easy for a DG to chair.

Bulgaria – Nothing further to report

Serbia – 1992 saw the restart of Rotary in Serbia. There was no knowledge of ICCs: Pavle gained information at the Conventions in Salt Lake City and Los Angeles: more details are coming in slowly. Clubs are learning and will form ICCs.

Turkey – All well

Central Africa – Yaovi is trying to get some concrete projects under way

Austria – VP Tony reported Finance problems – there are 2 districts in new D2011

Croatia and Slovenia - . Contacts are being made.

France – Gwenael said that the full report could be read on the Website. 21 out of 41 gave him reports of activities. Turkey, Togo and Tunisia need reactivating – the trouble is with the French sections. Financing is the great problem. He was thanked for producing 4,000 publicity sheets for the Booth in the House of Friendship.
USA – reminded us that there would be a charter signing ICC France-USA on Monday.

Greece – George posed the problem of DGEs and DGNs having no knowledge of ICCs. The ICCs can help clubs and districts and facilitate projects for obtaining Matching Grants.
Uwe responded by saying that in Germany, DGNs (2011-12) are on his distribution list for information – the 14 DGs know each other and work together. In Greece there are 2 Governors – one in the north, one is the south – they don’t meet!

Portugal – Henrique wants to increase and relaunch ICCs as not much has been done in the past few years: he appealed to other countries to help in this matter. He has 5 ICCs with Africa – in the west the needs are greater. He is working on MGs and 3H Programmes. He has had 85 attending ICC meetings lately.

VP Tony – urged that we read all the reports to get some ideas. Study the plans of Germany and Italy – look at their websites, Remember that there are many National Coordinators who are very experienced.

Ukraine/Belarus – Andriy held a meeting on the eve of the St Petersburg D2220 Conference. ICC Russia-Ukraine – about 80 participants. There is the possibility of an ICC with Romania. He would value some advice about possible Contact Points. He wants to organise short term Youth Exchanges and host the children in the Carpathian Mountains and Black Sea areas. He will send children from Chernobyl to other countries.

President Serge interjected :
NB These reports are important to RI General Secretary Ed Futa to illustrate our activities – They answer the question ‘What do we do in ICCs?’ He also mentioned the ICC Ribbons, ordered by Cyril Noirtin and distributed to people like Cliff Dochterman, Frank Devlyn and other RI Board members. We at the Convention should wear ours to arouse interest in ICCs and to show that we are here ! Tell Lassaad if you are going to Tunis so that he can include your contribution at the meeting if you wish to speak.

Treasurer’s Report for 2008

Herve asked to see the NCs of those countries which had not paid. It is easier to pay Herve personally and thus avoid paying tax for money transfers.
The full accounts will be posted on the Website.
We have a Balance of 10,460.12 Euros Gianni said that we are restricted with funds for Printing, Publicity and Marketing. France has financed much of our Publicity and many National Coordinators pay their countries’ dues themselves.
Herve said that generally 50% of Districts pay: Payments are requested in September.
Arthur advised that RIBI, like Scandinavian and Dutch districts, do not pay as they do not appreciate the value of ICCs.
Jon suggested a sliding-scale of charges.
VP Tony reminded us that we would tackle these problems in the next agenda item.
It was proposed by Gianni and seconded by George that the Accounts be adopted.
The motion was carried unanimously and thanks recorded to Treasurer Herve.

Future Financing of the Inter Country Committees

VP Tony led us through the discussion. He started by quoting the Code of Policies 37.030.7 Finances ICCs shall function without financial support. Modest fees may be collected from participating districts to cover operating costs of the ICC.

Participating districts should find the costs of the national sections and ICC activities in their district (June 2007 Mtg.Bd. Dec.281)
NCs costs could include travel to ICC related meetings: organisation of yearly meetings: website. Sometimes no expenses are being covered.
The contribution to the Executive Council is not always paid.
Amount of Funding- varied
Districts pay 50-60 cents per Rotarian in district for all ICC activities Fixed sum per district
Budgets approved each year, based on experience and guidelines
These methods work if accepted guidelines exist on an ongoing basis
Governors’ Council can commit all districts to guidelines

3 Methods of Distribution of Funds
Districts make one payment to national budget and the NC allocates funds to the NC, to the ICCs and to the Executive Council
National budget is covering NC expenses and contribution to Executive Council and the ICCs get direct funding from the districts
Districts make 3 separate payments: NC, ICCs and 80 euros per district to the Executive Council
Approval of Budgets & Expenses
Governors’ Council and/or DG and/or NC
Depends on the sourcing of funds and the country structure
In the discussion which followed, it was clear that recommendations must be adaptable for small and large countries
Jon wanted a matrix to be developed – to ascertain what is the most a country should have to pay? Try to get a scale of 4 or 5 levels.
VP Tony opined that this was beyond the scope of our discussion. A smaller country with fewer members would not finance the ICCs. Poland gets a total budget for ICCs based on the input of how much they get.
Each method has its advantages and disadvantages. A country should have a commitment to ICCs: within the funds available; you decide how and how much to finance ICCs. The commitment of the DGs on a long-term basis makes things work.
Uwe said that the DG is responsible for District Committees. Educate the DGN and get his commitment Remember that ICCs should not get involved with world-wide projects if no DG is involved.
VP Tony wondered about the guidelines for each ICC and whether they needed modification. There must be accountability for spending. RI Gen.Sec Ed Futa wants DGs to be in charge of where we expand. You have to convince your DG.
Gen.Sec. Arthur said that even in 1997, Herve had difficulty in getting all subscriptions. We have now grown enormously and need more money.
The DGs have to be persuaded that ICC is money well spent.
Andrzej said that in Poland the DGs are members of the IC Committees. They and the DGEs understand the needs of the ICCs and they comprehend the benefits.
President Serge made a fundamental point – the obligation that RI finance the ICCs ended in 1996. We must try to get back to that former position. We must show that we have a useful role – and our rapid growth shows the need that we have for finance..
Gianni stated that, seeing the present situation of Rotary Foundation, we cannot apply for thousands of Matching Grants: but we can suggest to Districts and Clubs how to strengthen their networks mutually. He wants to take a brick away from this meeting and start building something. Tony’s work is useful to give us a window of reference using different models. It would be a step forward if we talked to our DG and told him which model we would prefer. The DG will know that we have terms of reference- this what we are doing, how we do it and with whom we are working.
We can then discuss finance.
Arthur advised that we choose our preferred method, try to stimulate new projects and perhaps try a favourite project of the DG?
Jon wanted a budget to be set up to highlight the funds needed with the meetings selffunding.
He proposed that President Serge appoint a committee to study these matters, It is beyond our remit.
Uwe explained the position and structure in Germany
Gianni countered that they have a different mentality and a different culture.
President Serge decided that we should follow Jon’s proposal to select a committee to study the question. Then we can make a new proposition to the RI Board and finance for ICCs. This action was approved by the meeting.

Website and Cyril Noirtin

Gianni asked if, for some meetings, we could use ‘webinar’ = web seminar.
To be examined.
Cyril gave a PowerPoint Presentation which he can supply if you contact him. With the limited visibility of ICCs, at the suggestion of President Serge, he has set up www.rotaryicc. org (we still have www.rotacip.com).
This new site will reinforce our visibility world-wide, giving us a global site with information about ICCs and their guidelines, projects on national and international levels. It will be a resource centre for documents, news and updates of our activities..

The structure – there is a page to satisfy the needs of the main user and quick access to information. 3 clicks and you are at your information. An international audience is the target. English is the language and translations will follow later.

Technically, it is licence and software free; has portability (can be passed on freely), multi-platform - use it on Mac or whatever. You contact the management system programme to manage information, transforming automatically into a webpage.
Content can be text, music, video – anything: it requires no technical skills, or knowledge, to manage the site. On-line, anywhere in the world, with internet access you can arrange and update this website. It has been built with a view to evolve and future options are inbuilt. There is log on/password protection and there can be more than one Webmaster.
The software is JUMULA involving no cost e.g. licence fee, development cost; there is a yearly limited cost depending upon the audience and amount of data being transferred: thousands of hits per day, then we shall need more expensive services – but I do not expect that: so if we stay at less than 1,000 hits per month, the price range will be between 20 & 100 Euros. This will be cheaper than our current website.
Gianni wanted to know who would have control.
Cyril replied that there is no need for a skilled person; if you can use the Internet, you can use this system. There is no time at this meeting to decide how you want to organise this, but you should start to think about it now.
Uwe thought that this was too high a level of system for our needs: we already have our own websites.
Cyril replied that this is designed for the Executive Council. This is a website to promote ICCs on a world-wide level.
Herve said that our website (www.rotacip.com) has links to all countries Cyril said that this new site is not updated because he has not received all the links.
France is there because Gwenael had sent him all the details and addresses.
www.rotary-cip.org shows front pages and 5 main sections – ICC, Executive Council, ICCs in Action, ICC News and RI news.
In RI news this section is automatically updated by RI.
There is a search function and search statistics. Articles can be read and one click sends them by e mail to anyone !
Syndication and management – the material can be syndicated (allowing you to subscribe to the content and put it automatically into your own website) and you can integrate material from other sources.
President Serge thanked Cyril for his explanation and for his excellent work on this project.

After a long discussion when everyone had a chance to give their opinion about the length of the term of office for the president and vice presidents, the following resolution was adopted by a majority of votes :

Resolution of the Executive Board of ICCs

The President of the Executive Board of the ICCs serves a 3 year term of office.
Taking into consideration the development of the iCCs and the growing number of National or Multicountry Coordinators, the executive council of the ICCs meeting in Birmingham on Saturday June 20th 2009 decided to reduce the President’s term of office from 3 to 2 years.
Likewise the term of office of the1st vice president and the 2nd vice president will be reduced from 3 to 2 years. However, the term of office for the National Coordinators will remain at 3 years.
The application of this decision will come into force on July 1st 2010.

Next Meeting at Strasbourg March 26/27 2010

President Serge reported that the Restricted (?) and Plenary Meetings will be held in the European Council building.
The probable key-note speaker will be M.Yann de Buyer .
Herve and Gerard Caen will be working on the arrangements, for which they were thanked. He also thanked Gen.Sec. Arthur for his work, before and at the Meeting.
He hoped to see us all at the dinner this evening. He reminded people to attend on Monday afternoon, at the Convention, an ICC ‘Break-out’ session: ‘A Road to Peace’.
The meeting enthusiastically applauded the President for chairing this Restricted Meeting. They much appreciated his leadership which had led to the great progress made in ICC status during his term of office so far.
He further reminded the meeting not to forget the Institutes taking place in the coming months.

Serge Gouteyron est Président de séance et souhaite la bienvenue à tous les présents et notamment aux *nouveaux Coordinateurs. Nous avions tenu à organiser cette réunion simultanément avec la Convention du RI, pour la première fois depuis 20 ans probablement.
Par ailleurs, nous avons eu la chance d’être autorisés à tenir un atelier unique sur les CIP (un chemin pour la paix) dans le cadre de la Convention du RI – événement majeur pour nous.

Présents : Conseil Exécutif
Le Président Serge Gouteyron, , le 2ème Vice-Président Tony Polsterer, le Secrétaire
Général Arthur Bowden, le Trésorier Hervé Laurent
Et les Coordinateurs Nationaux suivants :
*Yaovi Tigoe (Centre Afrique), George Richard (pour *Marcel Tilkin) (Bénélux),
Kalcho Hinov (Bulgarie), Augustin Cermak (Républiques Tchèque et Slovaque)
Gwenael de Bergevin (France), Uwe Richardsen (Allemagne),
*George Hatzakis (Grèce), Sylvia Szaraz (pour Pal Hamori) (Hongrie), Gianni Jandolo (Italie), Andrzej Ludek (Pologne), *Henrique Pinto (Portugal), Valentin Cismaru (Roumanie), *Pavle Bogetic (Serbie), Lassaad Mestiri (Tunisie/Maghreb), *Firet Biren (Turquie), Andriy Bahanych (Ukraine/Belarus), Jon Eiche (USA).
Cyril Noirtin (Re Website)

Absents:
Le 1er Vice-Président Antonio de Majo (malade), les Anciens Présidents Onder Bilginer, Jose Carlos Esterninho, *Chris Matalya (Afrique Orientale) (présent au dîner), *Hilaire Locoh-Donou (Afrique Occidentale) (présent au dîner), *Jurgen Auckenhalter (Autriche), Ran Linn (Israël), *Farid Gebran (Liban), Gian Paolo Marello (Russie), Daniel Navarro (Espagne – malade),
Hans-Ulrich Bartholet (Suisse)

Adieu
Nous avons respecté une minute de silence en mémoire de notre Ancien Président décédé, Wolgang Baschata.

Les nouveaux Coordinateurs se sont présentés

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Henrique Pinto – Directeur d’un organisme de Santé Publique, Gouverneur 2005-06, Volontaire professionnel en Afrique, très intéressé par les CIP. Il a créé des CIP avec le Mozambique et le Brésil. Il tient absolument à ce que des CIP voient le jour au Brésil.

Pavle Bogetic – Professeur de Génie Mécanique. A rejoint le Rotary en 1992. Il est coordinateur pour une partie de la Grèce, de la Macédoine, de la Serbie et de la Bosnie-Herzégovine : il est très heureux d’assister à cette réunion.

Andrij Bahanych – D2230 Ukraine et Belarus – 14 CIP et 4 en cours de création. Il y a de nombreux projets, notamment en matière de Santé et Jeunesse, il organise des séminaires à Kiev pour tous les présidents de CIP: 50 personnes y assistent régulièrement et il vient de démarrer de nouvelles actions dans le Nord des Carpates auxquelles 40 clubs ont participé.

Ferit Biren – Il a beaucoup de respect pour les CIP: il faut absolument se souvenir de l’Article 4 de la Constitution du RI – propager la bonne volonté et la compréhension entre les peuples du monde entier. Il est heureux de participer et nous transmet les meilleurs voeux de l’Ancien Président Onder Bilginer.

George Hatzakis – D2470 – Gouverneur en 1994-95. Les CIP grecs ne sont pas très actifs. Certains Instituts font de la publicité pour les GSE et les CIP doivent se positionner correctement sur ces programmes : nous devons sans cesse nous faire connaître. Il a de bonnes relations avec l’Italie.

Georges Richard –Rotarien depuis 30 ans et District Gouverneur en 2002-03: president du CIP Bélux et du Maroc

Yaovi Tigoe – D9150 et il a 10 pays dans son District – beaucoup de travail.

Le Président Serge nous informe que les informations sur la réunion de Cannes sont en ligne à l’adresse www.rotary-icc.org Il a indiqué qu’il y avait 960 personnes présentes à Cannes: c’était vraiment une très belle conférence.

Le Vice-Président Tony a indiqué que la Conférence de Bucarest en Octobre 2008 a été la première tentative faite pour développer les réunions de CIP en Europe Centrale. Cela a suscité un grand intérêt et 10 membres du Groupe de Coordinateurs des CIP y ont participé ainsi qu’une centaine d’inscrits supplémentaires. 17 personnes ont pris la parole et cela a permis de bien développer les thèmes de discussion. En outre, de nombreux renseignements pratiques étaient disponibles.
Il a été décidé de délocaliser l’une des réunions nationales tous les ans. Tous les détails se trouvent sur le site web : www.rotary-icc.org.

Gianni Jandolo a précisé que nous devions renouveler les coordinateurs tout en veillant à assurer la continuité. Les Présidents de CIP jouent un rôle essentiel pour aider les Clubs et les Districts à obtenir des Financements appropriés. Les connaissances de la Section locale sont de toute première importance quand il s’agit d’identifier les clubs fiables avec lesquels il est possible de travailler. Nous avons répété à maintes reprises que la continuité est essentielle – les DGN devraient être les cibles à former aux principes des CIP.

Andrzej Ludek nous a informé qu’il organise des séminaires de formation en Pologne et qu’il y aura un Institut permettant d’inclure les pays du Nord. Les CIP peuvent établir des passerelles entre les Rotariens ainsi qu’avec d’autres personnes : grâce aux PETS et aux CIP, il est possible de toucher de nombreux pays.

Jon Eiche a indiqué que les rotariens américains manifestaient un grand intérêt aux USA. Il a donné une conférence dans son District qui couvre environ 1/3 des Etats-Unis.
La Californie met en place des CIP avec les pays d’Amérique Latine. L’intérêt existe mais nous devons trouver notre public.

Un exposé devant l’Assemblée Internationale doit constituer notre objectif et les DGE présents doivent être notre première cible. Jon formera les DGN de la nouvelle zone 21A l’an prochain.

Le Président Serge a précisé que nous ne pouvons pas être présents à San Diego: le programme des GETS est choisi par le RI. Malgré la législation mise en place par le Conseil sur la Législation, nous ne pouvons pas apparaître sous la forme - ‘Les CIP travaillent en Europe, Afrique, au Moyen-Orient et une partie des USA.
Donc les CIP doivent être reconnus comme programme mondial mais nous devons oeuvrer pour y arriver au plus tôt ’.

En conséquence de quoi, nous ne pouvons pas participer à l’Assemblée Internationale.
Cependant, les Coordinateurs d’Instituts peuvent, s’ils le désirent, inscrire une Session CIP à leur ordre du jour. Tous ne le font pas. Dès que nous savons où et quand un Institut se tient, notre devoir est de demander au Président de permettre la tenue d’une Session CIP. Chaque fois, il faut se battre pour arriver à ses fins – à l’Institute de Paris en Décembre, il y aura une session « Rotary et le Paix (dont les CIP).
Uwe a une grande expérience des Instituts.
Les Coordinateurs Nationaux ont la possibilité de parler aux DGE. Il se rendra à Varsovie les 25/27 Septembre 2009 avec Andrzej pour persuader les pays scandinaves de l’importance des CIP. Nous devons nous servir des Instituts pour faire passer notre message: nous sommes bien accueillis en Afrique : nous devons rappeler les Gouverneurs à leurs responsabilités.

Le Président Serge a annoncé la tenue d’une Conférence Internationale des CIP à Tunis les 23/24 Octobre 2009 sous la présidence de Lassaad Mestiri D9010.
Après toutes les réunions qui ont eu lieu sur les rivages du nord de la Méditerranée, nous nous tournons maintenant vers le Maghreb. Les Rotariens d’Afrique tiennent vraiment à rencontrer les Rotariens d’autres pays. Ce sera l’occasion idéale pour proposer, évaluer et discuter de nouvelles idées et de nouveaux concepts sur la façon de traiter les grands fléaux de l’heure. Divers orateurs de différents pays feront la démonstration que l’amitié ne connait pas de frontières. Plus vous serez nombreux à participer, plus vous montrerez votre solidarité avec les pays du sud. Le thème sera ‘Les CIP et la Culture de la Paix’
Lassaad nous a demandé d’emporter des brochures et des dépliants pour faire de la publicité sur cet événement. Il y aura un service Home Hospitality et il y aura un programme pour les conjoints.
Séances de travail le Vendredi (tout le jour) Samedi (matin), Dîner (Samedi soir).
Uwe a fait remarquer que l’Institut à Istanbul se tenait une semaine après les Seychelles et un mois avant Paris.
Serge a indiqué que Tunis s’adresse principalement aux pays africains bordant la Méditerranée ainsi qu’au Moyen Orient.
Nous avons demandé de réserver une plage d’une heure sur les CIP à l’Institut d’Istanbul.
Tony a demandé combien de personnes du district de Lassaad et des pays voisins pourraient venir.
Lassaad a répondu : plus de 150 selon toute vraisemblance.

Rapports et Mises à jour des Coordinateurs Nationaux

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Arthur a précisé qu’il avait eu des difficultés à obtenir les rapports des Coordinateurs Nationaux. En Novembre 2008 il a demandé qu’ils lui parviennent au plus tard le 6 Avril 2009. Il a reçu certains rapports à peine une semaine avant cette réunion..

Les CN éprouvent des difficultés à obtenir les rapports de leurs CIP, mais ils devraient leur envoyer de brefs rapports dont les points importants seraient mis à jour au cours de cette réunion. Des exemplaires papier des rapports envoyés par e-mail il y a deux semaines environ ont été distribués.

Si quelqu’un a besoin d’un exemplaire, prière de contacter le Secrétaire Général Arthur

Bélux – Rapport complet sans mise à jour

Hongrie – Sylvia fait état de CIP actifs avec de nombreux contacts: l’expérience plait à tout le monde

Pologne – L’Institut de Varsovie les 25/27 Septembre 2009 cible les pays scandinaves.

Le Président Serge fera un discours pour motiver les DG des Zones 15/16.

Andrzej fera parvenir des renseignements détaillés sur des tarifs intéressants d’ici peu.

Russie – Rapport reçu - pas de mise a jour

USA – Jon a fait état d’une expérience remarquable en Sibérie centrale: AGM des CIP Russie-USA. Environ 80 Russes et 12 Américains y ont participé. Il a été proposé de faire une étude de faisabilité sur les moyens permettant de réduire le taux de mortalité infantile : recours aux organismes internationaux, programmes éducatifs et contributions les plus récentes de la recherche. Il recherche du soutien pour cette étude.

Germany – Uwe, outre son rapport circonstancié et instructif, a insisté sur les liens avec l’Afrique. Il y a trois ans de cela il avait indiqué qu’il se concentrerait sur les pays africains anglophones. Le D9100 comprend 14 pays, le D9150 en a 10: il est difficile de gérer le D9210 tous les pays se connaissent ce qui facilite la tâche du GD pour présider.

Bulgarie – Rien à ajouter

Serbie – 1992 a vu le redémarrage du Rotary en Serbie. Ils ne connaissaient pas les CIP: Pavle a pris des renseignements aux Conventions de Salt Lake City et Los Angeles : des renseignements supplémentaires arrivent petit à petit. Les Clubs apprennent et formeront des CIP.

Turquie – Tout va bien

Afrique Centrale – Yaovi tente de mettre en route des projets concrets.

Autriche – Le VP Tony a fait état de problèmes d’ordre financier – il y a 2 districts dans le D2011 Croatie et Slovénie - .Les contacts sont en cours.

France – Gwenael a indiqué que le rapport intégral pouvait être consulté sur le site web. 21 CIP sur 41 lui ont fait parvenir des rapports d’activités. La Turquie, le Togo et la Tunisie ont besoin d’être réactivés – le problème vient des sections françaises. Le financement est le problème le plus important. Il a été chaleureusement remercié pour avoir fabriqué 4000 prospectus publicitaires pour le Stand de la Maison de l’Amitié.

USA – rappel: signature de charte CIP France-USA lundi prochain.

Grèce – George a posé le problème des DGE qui ne savent rien des CIP, de même que les DGN. Les CIP peuvent être d’un précieux secours pour obtenir des Financements appropriés pour les clubs et districts.
Uwe lui a répondu qu’en Allemagne le DGN (2011-12) est sur sa liste de diffusion afin qu’il reçoive les informations nécessaires – les 14 DG se connaissent et travaillent ensemble. En Grèce il y a 2 Gouverneurs – un au nord, l’autre au sud – ils ne se rencontrent jamais!

Portugal – Henrique veut développer et relancer les CIP étant donné que peu de choses ont été faites au cours de ces dernières années: il fait appel aux autres pays pour l’aider dans cette tâche. Il a 5 CIP avec l’Afrique – à l’ouest les besoins sont plus importants. Il travaille sur les Financements appropriés et les Programmes 3H. 85 personnes ont participé aux réunions de CIP ces derniers temps.

Le VP Tony – a beaucoup insisté pour que nous lisions tous les rapports pour y glaner des idées. Etudier attentivement les projets allemands et italiens – aller sur leurs sites web; ne pas oublier qu’il y a beaucoup de Coordinateurs Nationaux qui ont énormément d’expérience.

Ukraine/Belarus – Andriy a organisé une réunion la veille de la Conférence du D2220 à St Petersbourg. Le CIP Russie-Ukraine a été suivi par 80 participants. Possibilité de créer un CIP avec la Roumanie. Il apprécierait des conseils sur la meilleure façon d’obtenir des Points de contact. Il désire organiser des Echanges de jeunes de courte durée et accueillir les enfants dans les Carpates et près de la Mer Noire. Carpathes

Intervention du Président Serge:
NB Ces rapports sont de toute première importance pour le Secrétaire Général du RI Ed Futa afin d’illustrer nos activités – Ils répondent à la question : ‘Que faisons-nous dans les CIP?’
Il a également parlé des Rubans CIP commandés par Cyril Noirtin et distribués à des gens comme Cliff Dochterman, Frank Devlyn et autres membres du Board du RI. Lors de notre présence à la Convention, nous nous devons d’arborer les nôtres pour attirer l’attention sur les CIP et manifester notre présence !
Veuillez faire savoir à Lassaad si vous allez à Tunis afin qu’il puisse inscrire votre contribution à la réunion si vous avez l’intention de prendre la parole.

Rapport du Trésorier pour 2008

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Hervé a demandé à rencontrer les CN des pays qui n’avaient pas réglé leurs cotisations. Il est plus facile de payer Hervé directement sans avoir de frais à payer sur les transferts de fonds. Le bilan financier sera mis en ligne sur le site web.
Nous avons un crédit de 10460,12 Euros. Gianni a indiqué que nous avons des financements réduits pour l’impression, la publicité et le marketing. La France a financé la plus grande partie de nos frais de publicité et un grand nombre de Coordinateurs Nationaux règlent les dettes de leur pays eux-mêmes.
Hervé a précisé que grosso modo 50% des Districts paient: Les règlements doivent se faire en septembre.
Arthur a fait état du fait que les RIBI, tels que les districts scandinaves et hollandais, ne paient pas car ils ne sont pas conscients de l’importance des CIP.
Jon a suggéré que l’on mette en place un tarif dégressif des charges à payer.
Le VP Tony a rappelé que ces problèmes feraient l’objet du prochain point de l’ordre du jour.
Gianni soutenu par George a proposé que les Comptes soient approuvés.
La motion a été adoptée à l’unanimité et Hervé le Trésorier a été chaleureusement
remercié pour son travail.

Financement future des Comités Inter Pays

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Le VP Tony a mené les débats. Il a commencé par citer le Code des Directives 37.030.7 Finances Les CIP doivent fonctionner sans soutien financier. Une cotisation modeste peut être prélevée auprès des districts participants afin de couvrir les coûts de fonctionnement des CIP. Les districts participants devraient trouver au sein de leur propre district les financements nécessaires aux activités des sections nationales et des CIP (Juin 2007 Mtg.Bd. Déc.281)
Les frais incombant aux CN pourraient comprendre les voyages pour assister à des réunions en relation avec les CIP: l’organisation de réunions annuelles, le site web.
Parfois aucun frais n’est couvert.
La contribution au Conseil Exécutif n’est pas toujours réglée.
Montant des financements – divers
Les districts paient 50-60 centimes par Rotarien dans le district pour toutes les activités des CIP.

Somme fixe par district.
Les budgets sont approuvés une fois par an, sur la base de l’expérience et des instructions Ces méthodes fonctionnent s’il existe des instructions acceptables qui sont à jour. Le Conseil des Gouverneurs peut renvoyer tous les districts aux instructions.

3 Méthodes de Distribution des Fonds
Les districts font un seul versement au budget national et le CN répartit les fonds entre le CN, les CIP et le Conseil Exécutif
Le budget national couvre les frais du CN et la contribution au Conseil Exécutif et les CIP reçoivent des fonds directement des districts
Les districts effectuent 3 versements distincts : le CN, les CIP et 80 euros par district au Conseil Exécutif

Approbation des Budgets & des Dépenses
Le Conseil des Gouverneurs et/ou le DG et/ou le CN Dépend de la provenance des fonds et de la structure du pays
Au cours de la discussion qui a suivi, il est clairement apparu que les recommandations doivent s’adapter en fonction de la taille du pays.
Jon souhaite qu’une matrice soit établie – pour savoir quelle est la somme maximum qu’un pays aura à payer. Il faudrait tenter d’établir une grille avec 4 ou 5 niveaux.

Le VP Tony a indiqué que cela dépassait le cadre de nos discussions. Un petit pays avec un petit nombre de membres ne financerait pas les CIP. Le budget total de la Pologne pour les CIP est fonction de l’argent qu’elle reçoit
Chaque méthode a ses avantages et ses inconvénients. Chaque pays se doit d’avoir un engagement vis-à-vis des CIP : dans la mesure des fonds disponibles ; vous décidez des modalités et de la somme que vous versez aux CIP. L’engagement du DG sur le long terme facilite le fonctionnement.

Uwe a précisé que le DG est responsable des Comités de District. Formez le DGN et obtenez son engagement. N’oubliez pas que les CIP n’ont pas à s’impliquer dans les projets internationaux si aucun DG ne s’y engage.

Le VP Tony s’est interrogé sur la validité des instructions pour chaque CIP et sur le besoin de les modifier. Chaque dépense doit pouvoir être justifiée. Le Sec Gen du RI Ed Futa demande que les DG s’engagent sur nos pistes de développement. Vous devez persuader votre DG.

Le Sec.Gén. Arthur a indiqué que, même en 1997, Hervé éprouvait des difficultés à collecter toutes les cotisations. Nous avons atteint aujourd’hui une taille critique et nos besoins financiers sont énormes. Il faut convaincre les DG que l’argent qui va aux CIP est de l’argent bien dépensé.

Andrzej a indiqué qu’en Pologne les DG sont membres des CIP. Avec les DGE, ils comprennent les besoins des CIP et en mesurent les avantages.
Le Président Serge a soulevé un point très important – l’obligation de financement des CIP par le Rotary International a cessé en 1996. Nous devons essayer de revenir à cette situation antérieure. Nous devons montrer que nous avons un rôle utile et l’essor de notre organisation montre bien cette nécessité.

Gianni a précisé que, vu l’état actuel de la Fondation du Rotary, il n’est pas possible de demander des milliers de Bourses Appropriées : mais nous pouvons suggérer aux Districts et aux Clubs comment ils peuvent mutuellement renforcer leurs réseaux. Il souhaite que cette réunion débouche sur du concret et permette d’avancer.
Le travail qu’a fait Tony est utile et peut servir de référence en utilisant différents modèles.
Cela ferait avancer les choses si nous parlions à notre DG pour lui indiquer le modèle qui a notre préférence. Alors le DG saura que nous avons un code de référence – ce que nous faisons, comment nous nous y prenons et avec qui nous travaillons.
Alors on peut parler finances.

Arthur conseille que nous choisissions notre méthode préférée, tentions de mettre en place de nouveaux projets en essayant peut-être de se positionner sur un projet qui a la préférence du DG ?

Jon a souhaité qu’un budget soit établi pour faire apparaître clairement les fonds nécessaires avec les réunions auto-financées. Il a proposé que le Président Serge nomme un comité pour étudier ces questions…..

Uwe a expliqué la position et la structure de l’Allemagne.

Gianni lui a répondu qu’ils sont d’une mentalité différente et de culture différente.

Le Président Serge a décidé que nous devrions adopter la proposition de Jon et choisir un comité pour étudier cette question. Ensuite nous pourrons faire une nouvelle proposition. Cette motion a été adoptée par l’assemblée.

Le site web et Cyril Noirtin

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Gianni a demandé si, pour certaines réunions, nous pouvions utiliser le terme ‘webinar’= séminaire sur le web.
A étudier.

Cyril nous a fait une présentation sous PowerPoint qu’il peut fournir à la demande. Etant donné le peu de visibilité des CIP, et pour faire suite à la proposition du Président Serge, il a créé www.rotary-icc.org (nous disposons toujours de www.rotacip.com).
Ce nouveau site augmentera notre visibilité internationale ; il s’agit d’un site à l’échelle mondiale qui fournira des renseignements sur les CIP et leur mode d’emploi, les projets nationaux et internationaux. Il s’agira d’un centre de ressources où l’on pourra trouver de la documentation, des nouvelles et des mises à jour de nos différentes activités.

La structure
Il y a une page qui répond aux besoins de l’utilisateur et qui donne un accès rapide aux renseignements. Vous cliquez 3 fois et vous trouvez les renseignements que vous recherchez. Le public ciblé est international.
L’anglais est la langue utilisée, des traductions suivront plus tard. Sur le plan technique, la licence et le soft sont gratuits, tout est téléchargeable sans frais et multi-plateforme – utilisable sur Mac ou autre. Il suffit de contacter le programme qui gère le système pour gérer l’information et la transformer automatiquement en page web.
Le contenu peut être du texte, de la musique, de la vidéo – absolument tout: aucune compétence technique n’est nécessaire pour gérer le site. En ligne, où que vous soyez sur la planète, avec un accès internet, vous pouvez organiser et mettre ce site web à jour. Il a été conçu pour évoluer et des options ultérieures sont prévues. Il dispose d’un système de connexion protégé avec mot de passe et il est possible d’avoir plusieurs ‘webmasters ‘.
Le logiciel s’appelle JUMULA et n’entraîne pas de frais particuliers (licence gratuite); il y a une cotisation annuelle réduite qui est fonction du nombre de visiteurs et de données transférées: s’il y a des milliers de connexions par jour, alors le coût du service sera plus élevé – mais je ne pense pas que ce soit le cas: si nous restons endessous de 1000 connexions par jour, la fourchette de prix sera comprise entre 20 & 100 Euros. Ce sera meilleur marché que notre site web actuel.

Gianni a demandé qui serait responsible du site..

Cyril a précisé qu’il n’est pas nécessaire d’être spécialiste; si vous savez utiliser Internet, vous pouvez utiliser ce système. Nous n’avons pas le temps pendant cette réunion de décider comment nous pouvons organiser tout cela, mais il serait déjà bon d’y réfléchir.

Uwe pense que ce système est trop sophistiqué pour nos besoins: nous avons déjà nos propres sites web.

Cyril précise qu’il s’agit d’un outil destiné au Conseil Exécutif. Il s’agit d’un site web pour promouvoir les CIP à l’échelle mondiale

Hervé fait remarquer que notre site web (www.rotacip.com) a des liens avec tous les pays.

Cyril indique que ce nouveau site n’est pas à jour car il n’a pas reçu tous les liens. La France y figure parce que Gwenael lui a fait parvenir tous les détails et les adresses. www.rotary-cip.org affiche des pages d’accueil et 5 chapitres principaux – les CIP, le Conseil Exécutif, les CIP en action, les nouvelles des CIP et les nouvelles du RI.
Pour ce qui est des nouvelles du RI, ce chapitre est automatiquement mis à jour par le RI. Il y a une fonction pour faire des recherches et des statistiques sur les recherches effectuées.
On peut lire les articles et en un clic on peut les envoyer à qui on veut par e-mail !
Publication et gestion – le contenu peut être publié (vous pouvez vous abonner au contenu et le mettre automatiquement sur votre site web) et vous pouvez intégrer du contenu en provenance de sources différentes.

Le Président Serge a remercié Cyril pour ses explications et l‘excellent travail qu’il a réalisé sur ce projet.

Après un long débat où toutes les opinions se sont exprimées sur la bonne durée des mandats du président et du vice président, la résolution suivante a été adoptée à la majorité des voix :

Résolution du Conseil Exécutif des Comités Interpays

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Le mandat du président du conseil exécutif des comités interpays a une durée de 3 ans.
Compte tenu du développement des comités interpays et du nombre croissant de coordinateurs nationaux ou multipays, le conseil exécutif des comités interpays réuni à Birmingham le samedi 20 juin décide de ramener le mandat du président du conseil exécutif de 3 à 2 ans.
Dans les mêmes conditions, le 1er vice président et le 2ème vice président verront également leur mandat ramené de 3 à 2 ans. Toutefois, la durée du mandat des coordinateurs nationaux reste fixée à 3 ans.
L’application de cette décision entrera en vigueur le 1er juillet 2010.

Prochaine réunion à Strasbourg 26/27 Mars 2010

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Le Président Serge a indiqué que les réunions restreintes (?) et plénières se tiendront dans le bâtiment du Conseil Européen.
L’orateur principal sera probablement M.Yann de Buyer .
Hervé et Gérard Caen s’occuperont de l’organisation, ce dont il les a remerciés. Il a également remercié le Sec.Gén. Arthur pour son travail avant et pendant la réunion. Il espère tous nous retrouver au dîner ce soir et a demandé aux présents de participer à l’Atelier du CIP ‘En route pour la Paix’ qui aura lieu lundi après-midi à la Convention.

L’assemblée a chaleureusement applaudi le Président pour sa gestion de cette Réunion Restreinte. Sa présidence a été grandement appréciée car elle a permis de faire avancer de manière significative le statut des CIP. Enfin il a demandé à l’assemblée de ne pas oublier les Instituts qui vont se tenir au cours des mois à venir.